Новое законодательство обязывает оцифровывать документы при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции с 1 июня 2024 года. Это касается всех, кто участвует в сфере транспортировке алкоголя: отныне накладные и путевые листы должны вестись в электронном виде.
Как можно показывать документы
В процессе прохождения маршрута водитель коммерческого транспорта должен быть готов предъявить путевые листы и транспортную накладную по требованию сотрудников ГИБДД или Ространснадзора. По этой причине компании, занимающиеся алкоголем, обязаны с 1 июня текущего года обеспечивать водителей устройствами, с помощью которых можно показать QR-код с ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов). Если предоставить устройство нет возможности, QR-код можно распечатать.
Особенности работы с электронной документацией
После перехода на электронный формат многие отмечают удобство, поэтому с электронным документооборот начинают работать даже те, кто не относится к алкогольной сфере. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в реальном времени доступна всем участникам перевозки, то есть грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Все данные лица подписывают документы с помощью квалифицированной электронной подписи. Документ также доступен для водителей и кладовщиков, которые также могут подписываться в электронном виде.
Постепенный переход на электронные документы делает работу между разными участниками логистической деятельности максимально прозрачным. Кроме того, виртуальная форма существенно ускоряет многие процессы при заполнении и подтверждении информации.
Преимущества перехода на сервисы ЭДО
Среди плюсов для компаний по перевозке алкогольной продукции, транспортных отделов и других грузоперевозчиков:
- Статус документа легко отследить в любое удобное время.
- При оформлении снижается риск заполнения данных с ошибками.
- Оперативная оплата услуг (за счет того, что заказчик может оплатить услугу грузоперевозку сразу после подписания документа грузополучателем).
- Удобство работы с документами отдела бухгалтерии и налоговой службы.
- Простое хранение документации и соблюдение законодательства, то есть легитимность работы.
Именно благодаря этим причинам переход на электронные документы не только обязателен, но и выгоден для перевозчиков.
